Bukan tanpa alasan banyak perusahaan memanfaatkan payroll software Indonesia. Aplikasi ini memudahkan pekerjaan HRD, divisi yang barangkali paling sering repot menjelang akhir bulan. Ya, tanpa bantuan teknologi, tentu saja mereka harus bekerja lebih keras untuk memastikan transfer gaji sesuai, sementara para pekerja di divisi lain mungkin sedang tertawa girang menunggu kiriman datang.
Pekerja divisi lain mungkin memang tidak begitu memperhatikan betapa kompleksnya sistem penggajian. Ia tak hanya bicara soal gaji pokok, tapi juga tunjangan, asuransi, belum lagi variabel lain seperti cuti dan uang penghargaan. Dalam konteks inilah payroll software dibutuhkan. Banyak sekali perusahaan yang memakai aplikasi ini karena fungsinya yang menyederhanakan seluruh proses tersebut.
Memang tak semua perusahaan menggunakannya. Perusahaan kecil mungkin masih sanggup melakukannya secara manual. Tapi percayalah, semakin besar bisnis, semakin dibutuhkan pula software tersebut.
Bersamaan dengan banyaknya permintaan, terus berkembang pula penawaran. Saat ini banyak sekali perusahaan teknologi yang menawarkan payroll software Indonesia dengan keunggulan masing-masing.
Pemilik usaha tentu harus memilih mana yang paling tepat untuk mereka, misalnya dalam hal biaya berlangganan/pembelian dan kaitannya dengan skala perusahaan. Jika bisnis masih kecil mungkin hanya butuh aplikasi dengan fitur minimal. Namun jika bisnis sudah besar, tentu akan dibutuhkan software penggajian dengan fitur lebih lengkap.
Dalam artikel ini kami akan memberikan tips bagaimana mencari payroll software Indonesia yang tepat. Misalnya, fitur apa saja yang wajib ada. Tapi, sebelum itu, tentu lebih baik mengetahui hal-hal paling dasar terlebih dulu.
Apa Itu Payroll software?
Situs Oracle, perusahaan teknologi komputer multinasional asal AS, menyebut payroll software atau perangkat lunak penggajian adalah aplikasi yang mengelola, memelihara, dan mengotomatisasi pembayaran gaji kepada karyawan. Payroll software biasanya merupakan bagian dari Human Resource Information System (HRIS) yang juga dapat dipakai untuk membantu dalam perekrutan, pelatihan, alur kerja, dan laporan rutin.
Dulu mungkin admin HRD akan dibuat pusing karena melakukan ini semua manual menggunakan Microsoft Excel. Tapi sekarang tidak lagi. Payroll software akan membebaskan tim HRD dari tugas rutin, sehingga dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk hal penting lain seperti perencanaan, penganggaran, dan berbagai inisiatif agar bisnis lebih berkembang.
Selain itu, tentu aplikasi ini dapat mengefisiensi kuantitas divisi HRD itu sendiri. Jika dengan cara manual, misalnya, perlu 10 orang, maka mungkin dengan bantuan teknologi bisa dipangkas setengahnya.
Perlu diingat bahwa payroll software Indonesia tak hanya mengotomatisasi pembayaran gaji, karena pengertian dari payroll itu sendiri adalah serangkaian proses panjang. Investopedia menyebut setelah mendistribusikan pembayaran melalui setoran langsung ke rekening bank atau dengan cek, perusahaan juga harus melakukan fungsi akuntansi untuk mencatat gaji, pajak yang dipotong, bonus, uang lembur, waktu sakit, dan uang liburan.
Perusahaan juga harus menyisihkan dan mencatat jumlah yang harus dibayarkan untuk jaminan sosial.
Manfaat Payroll Software
Ada banyak keuntungan menggunakan payroll software bagi perusahaan. Berikut di antaranya:
1. Hemat waktu
Manfaat pertama, seperti yang dapat dilihat dari penjelasan sebelumnya, adalah menghemat waktu. Anda tak perlu lagi melihat berlapis excel di layar komputer yang membuat pusing. Dengan menggunakan software penggajian, maka sistem payroll akan menjadi lebih mudah dan ringkas, karena semuanya sudah otomatis. Cukup beberapa kali klik, pekerjaan ini pun bisa diselesaikan.
2. Mengurangi risiko kekeliruan
Karena menggunakan teknologi, tentu saja risiko terjadinya kesalahan－seperti salah transfer jumlah upah, salah input rekening, dan sebagainya－bisa ditekan. Kekeliruan akibat human error dalam proses penggajian dapat dihindari, karena software ini sudah didesain untuk mengeksekusi pembayaran secara otomatis sesuai dengan sistem yang sudah ditentukan.
3. Lebih aman
Menggunakan software atau aplikasi payroll dapat sekaligus mengamankan data perusahaan. Ingat bahwa data karyawan termasuk informasi sensitif yang harus dilindungi. Dengan teknologi, maka data-data tersebut lebih aman tersimpan dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab karena dilengkapi dengan sistem keamanan seperti kata sandi dan otorisasi khusus.
4. Mudah digunakan
Tidak perlu merekrut staf baru yang ahli menggunakan perangkat lunak ini. Saking mudahnya, semua bisa dipelajari dengan SDM yang ada. Payroll software memang dirancang untuk dapat dipakai siapa saja alias ramah pengguna. Pada akhirnya menggunakan aplikasi yang satu ini dapat mengurangi tingkat stres para HRD setiap akhir bulan.
5. Hemat biaya
Menggunakan software penggajian memang tidak gratis. Perusahaan perlu mengeluarkan biaya untuk dapat menggunakan teknologi ini. Meski demikian, besar biaya ini masih jauh lebih murah ketimbang biaya yang harus dikeluarkan apabila perusahaan menjalankan sistem payroll manual atau menggunakan jasa pihak ketiga.
Beberapa biaya yang bisa dipangkas dengan adanya payroll software, antara lain biaya gaji HRD, biaya rekrutmen staf HRD, biaya jasa pihak ketiga, dan seterusnya.
Tentu aplikasi ini tak hanya berguna bagi perusahaan, tapi juga pekerja. Mengapa begitu? Setidaknya para karyawan tidak akan khawatir upah mereka lebih rendah karena eror saat perhitungan atau tidak tepat waktu karena staf HRD terlalu lelah mengerjakan proses manual.
Fitur self-service yang biasanya tersedia dalam software ini juga memungkinkan karyawan mengakses data jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya, secara langsung dan mudah.
Tips Mencari Payroll Software Indonesia Terbaik
Setelah mengetahui pengertian dan manfaat, lalu bagaimana cara memilih payroll software Indonesia terbaik? Apa ciri-cirinya?
1. Mudah digunakan
Ciri pertama payroll software yang baik adalah harus mudah digunakan. Tampilan antar mukanya harus sederhana, navigasi jelas, dan dapat diakses dari berbagai perangkat. Pastikan bahwa, misalnya, karyawan dapat mengubah bank mereka, menambah tanggungan, atau membuat perubahan lain secara cepat.
2. Mudah dikonfigurasi
Tiap bisnis memiliki preferensi dan kebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, perangkat lunak yang Anda pilih harus mudah dikonfigurasi atau disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Administrator penggajian harus dapat melakukan proses ini dengan mudah tanpa membuat kode atau meminta bantuan dari divisi IT.
3. Menjamin keamanan data
Ini mungkin kriteria payroll software Indonesia yang paling penting. Aplikasi tersebut haruslah benar-benar aman dari serangan－baik disengaja atau tidak－yang datang baik dari dalam maupun luar organisasi. Pastikan bahwa software menyediakan lapisan pengaman yang cukup sehingga sulit ditembus oleh peretas.
4. Menjamin kerahasiaan
Info gaji merupakan info yang sangat sensitif bagi karyawan. Oleh karenanya, payroll software Indonesia yang bagus wajib memastikan bahwa masing-masing karyawan hanya memiliki akses ke data yang mereka butuhkan saja, tidak lebih tidak kurang. Dengan begitu kerahasiaan gaji tetap terjamin meskipun aksesnya mudah.
5. Mudah diintegrasikan dengan software lain
Secara fungsi, sistem penggajian berkaitan erat dengan berbagai sistem lain dalam perusahaan, seperti sistem akuntansi dan pembukuan, sistem pembayaran, sistem kehadiran, dan lain-lain. Jika perusahaan menggunakan perangkat lunak untuk proses-proses tersebut, maka pastikan bahwa payroll software yang dipilih mampu dan mudah diintegrasikan dengan berbagai software yang sudah ada.
6. Berpengalaman memfasilitasi bisnis yang mirip dengan Anda
Carilah penyedia aplikasi payroll yang punya pengalaman atau memiliki klien luas di industri Anda atau skalanya sama seperti perusahaan Anda. Dengan begitu, besar kemungkinannya software tersebut sudah memiliki fitur-fitur yang cocok dengan model bisnis Anda tanpa harus melakukan banyak penyesuaian ketika akan mengimplementasikannya.
7. Memiliki fitur yang Anda butuhkan
Tiap software penggajian tentu menawarkan fitur dan spesifikasi yang berbeda-beda. Untuk memastikan mana yang terbaik, pastikan bahwa fitur yang ada sudah memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda. Tak perlu memilih aplikasi yang terlalu canggih jika bisnis Anda belum membutuhkannya. Dengan begitu Anda bisa efisien dalam membelanjakan anggaran perusahaan.
8. Memiliki sistem komputasi awan (cloud computing)
Ada banyak jenis payroll software Indonesia di luar sana, mulai dari software yang memerlukan proses instalasi, software internal dari perusahaan sendiri, sampai software as a service atau SaaS. Untuk perusahaan dengan skala kecil dan menengah, bisa dibilang layanan SaaS merupakan yang paling cocok. Software ini dikelola oleh pihak ketiga, sehingga Anda tak perlu repot memikirkan soal perawatan serta biayanya.
Ditambah lagi, SaaS menggunakan sistem komputasi awan atau berbasis cloud, sehingga datanya dapat diakses di manapun dan dengan perangkat apapun, selama ada jaringan Internet. Jadi tim HR tak perlu menggunakan komputer kantor tiap kali ingin menggunakan software ini.
Kesimpulan
Payroll software Indonesia menjadikan proses penggajian tidak lagi menjadi tugas yang membuat stres dan memakan waktu. Kini proses tersebut menjadi jauh lebih sederhana tapi dengan akurasi yang tetap terjaga.
Ke depan, aplikasi seperti ini akan semakin banyak digunakan, dan bahkan telah berinovasi sedemikian rupa. Sebagai contoh, saat ini sudah ada payroll software Indonesia yang menyesuaikan diri dengan perkembangan pasar tenaga kerja terkini, yaitu semakin banyaknya pekerja lepas. Dalam konteks ini, pembayaran otomatis tak lagi dilakukan per bulan, tapi sudah per hari. Tentu akan sangat merepotkan jika harus melakukannya dengan sistem payroll manual.
Beruntung, sekarang ada Mekari Talenta, software manajemen pengeluaran yang juga memiliki fitur pembayaran gaji untuk karyawan. Selain memiliki delapan ciri payroll software Indonesia terbaik, Mekari Talenta juga menawarkan layanan payroll bebas biaya alias gratis. Jadi Anda dapat membayar gaji karyawan kapan pun, ke mana pun dan berapa pun, tanpa dipungut biaya tambahan.
Pembayaran gaji lewat Mekari Talenta dapat dilakukan secara massal, meskipun rekening bank tujuan berbeda-beda. Artinya, baik karyawan maupun pekerja lepas tak perlu membuat rekening bank baru hanya untuk masuk ke dalam sistem payroll. Fitur ini sangat cocok bagi Anda yang banyak mempekerjakan tenaga lepas atau freelancer dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Menarik, bukan?
